KITEMARKS AND PRIZES-TQM Series

KITEMARKS AND PRIZES

“Pelanggan memerlukan jaminan dan kepercayaan, bahwa penyuplai memiliki kemampuan menyediakan produk atau pelayanan secara tetap untuk memantapkan mutu.”

~Lembaga Standar Inggris~

Standar mutu eksternal memiliki sebuah aturan penting yang bermain dalam membantu organisasi mengembangkan budaya TQM. Aturan tersebut tidak diwajibkan dan, ketika banyak organisasi lebih suka untuk tidak terbebani dengan pertemuan standar milik orang lain, namun aturan tersebut merupakan harga yang patut dipertimbangkan ketika pembangunan program mutu. Aturan tersebut sangat bermanfaat untuk tujuan penilaian diri dan sebagai kerangka untuk melakukan audit proses mutu.

ISO 9000

Seri ISO 9000 adalah standar mutu utama dunia dengan sekitar 350.000 pemakai di seluruh dunia. Dipublikasikan pertamakali di Inggris pada tahun 1979 di bawah judul “SISTEM MUTU’ dan telah dikenal hingga pertengahan tahun 1990-an di Inggris sebagai BS5750. Standar tersebut merupakan model asli di Inggris dalam hal persayaratan prosedur mutu oleh Kementerian Pertahanan dan NATO dalam peraturan mereka sebagai procurement agencies. AQAPs (Allied Quality Assurance Procedures)- Prosedur Jaminan Mutu Persekutuan) dibangun untuk sebuah standar internasional pada tahun 1980.

            ISO 9000 tertuju pada manajemen mutu, didefinisikan sebagai alat yang mana sebuah organisasi memberdayakan sumber-sumber dayanya untuk menyesuaikan dengan pelanggannya dan pemenuhan-pemenuhan yang bersifat teratur dan mekanisasi pemberdayaan itu dilakukan dalam rangka perbaikan yang berkelanjutan. Sejak Desember 2003 seperangkat standar ISO 9000 yang baru beroperasi. Ini disebut dengan istilah ISO 9000:2000.

FILOSOFI DI BALIK ISO9000.

Filosofi di balik ISO9000 adalah kualitas harus dibangun ke dalam sistem dan prosedur organisasi, yang mana titik tekannya adalah pada aspek pencegahan daripada pengobatan (perbaikan). Agar dapat sesuai dengan keinginan ISO9000, sebuah organisasi harus membangun mutu pada setiap tahap, dari desain pengantaran, penilaian dan evaluasi, melalui sebuah sistem formal dan teliti untuk menjamin kecocokan produk atau pelayanan terhadap spesifikasinya. Tujuannya adalah untuk menghasilkan sebuah tingkat konsisten produk atau pelayanan yang mana bagus untuk dijadikan acuan.

            ISO9000 mensyaratkan bahwa semua kegiatan diperlukan untuk menghasilkan produk dan layanan yang terdokumentasikan jika sistem mutu dimaksudkan untuk kecocokan standar. Sebuah pengembangan pendidikan tentunya akan, sebagai contoh, memerlukan semua dokumen kegiatan yang tertuju pengantaran program-programnya, termasuk seleksi, wawancara, pengantar, disiplin, penilaian, pencatatan perolehan, saran dan bimbingan dan seterusnya. ISO9000 menempati sebuah posisi disiplin ilmu yang dipertimbangkan dalam maksud penggunaannya. Meletakkan sebuah sistem dalam sebuah tempat adalah tidak mudah atau terus terang, ia meliputi sebuah investasi sumberdaya yang besar dan waktu staff. Setiap orang dalam lembaga perlu memahami implikasinya dan bekerja berdasar sistem dan mengikuti prosedur langkah yang telah ditempatkan. Banyak guru mungkin mempertimbangkan penekanan dalam mengikuti rincian yang telah diinstruksikan secara tertulis yang sangat mengikat terhadap prakarsa dan birokrasi yang berlebihan, meski dalam satu hal dapat menyediakan bimbingan dan arahan yang bermanfaat.

PENERAPAN ISO9000:2000 DALAM PENDIDIKAN

ISO 9000 terdahulu memberikan sejumlah permasalahan terhadap lembaga pendidikan karena konteks aslinya merujuk kepada perusahaan. Hal itu membutuhkan pertimbangan penerjemahan ke dalam konteks pendidikan. Hal itu berdasarkan catatan kecocokan produk yang begitu sulit untuk diterjemahkan ke dalam sebuah seting pendidikan, khususnya apabila produknya dimengertikan sebagai siswa atau peserta didik.

        Bagaimanapun ISO9000:2000 saat ini berbicara mengenai proses dan sejauh lebih dapat akses kepada organisasi-organisasi pelayanan dan untuk pengembangan pendidikan.

        ISO9000:2000 berdasar atas delapan prinsip yang dapat digunakan oleh tim manajemen sebuah organisasi untuk membuktikan kinerja. Berikut kedelapan prinsip tersebut:

1. Fokus pelanggan- ini merupakan catatan umum untuk semua proses yaitu kesesuaian kandungan mutu dan kesesuaian harapan pelanggan. Penerapan prinsip akan meminta sebuah organisasi meneliti kembali keinginan pelanggan dan harapan dan mengukur seberapa baik mereka mampu menjawab tantangan akan harapan pelanggan mereka. Dalam konteks dunia pendidikan pelanggan sudah pasti adalah siswa atau peserta didik, orangtua mereka, pegawai masa depan mereka atau pengembangan aspek pendidikan lainnya.
2. Kepemimpinan- kemampuan seorang pemimpin untuk membangun sebuah visi dan maksud adalah kunci kesuksesan sebuah organisasi. Pemimpin memberikan inspirasi bagi yang lainnya, menyediakan mereka sumber-sumber daya untuk melakukan tugas mereka, dan menjamin bahwa keinginan semua fihak, staff dan pelanggan, komunitas lokal dan yang lainnya kesemuanya dikenali dan harus sesuai. Kepemimpinan telah ditentukan sebagai variabel kunci dalam kesuksesan sekolah. Tekanan dalam kepemimpinan di sini bagusnya pekerjaan dan kecocokan terhadap temuan-temuan penelitian yang kesemuanya akan diberlakukan dalam perbaikan sekolah.
3. Keterlibatan masyarakat- Organisasi membutuhkan masyarakatnya untuk menggunakan kemampuan bagi keuntungan organisasi. Penjaminan bahwa ini pasti terjadi adalah sangat penting bagi inovasi dan kreativitas. Tanpa staff- baik guru dan staff pendukung- pengembangan pendidikan akan tidak berfungsi. Perencanaan akan keinginan staff dan menjamin bahwa bakat mereka akan digunakan secara penuh adalah penanda utama kesuksesan.
4. Pendekatan proses- hal ini mengenai efisiensi dan keefektifan kegiatan-kegiatan inti organisasi dan pentingnya pembangunan sebuah pendekatan yang sistematik untuk manajemen mereka. Pengembangan aturan yang jelas dan pertanggungjawaban, pengenalan kegiatan-kegiatan pokok merupakan beberapa isu yang penting dalam sebuah pendekatan proses. Manajemen sistematis proses pengajaran dan pembelajaran adalah apa yang harus dipenuhi agar cocok dengan persyaratan dari sebuah prinsip-prinsip proses.
5. Pendekatan sistem manajemen- hal ini mengenai pengenalan saling keterkaitan proses dan pemerataannya untuk mencapai hasil terbaik. Ini menyangkut penjaminan bahwa di sana terdapat sebuah sistem yang jelas dalam penempatan dan pengembangan target dan tujuan yang jelas. Kepemilikan penanda yang jelas akan kinerja dan penjaminan bahwa proses manajemen ini untuk menyesuaikan dengan target merupakan aspek utama dari manajemen pendidikan.
6. Perbaikan yang berkelanjutan- perbaikan yang berkelanjutan merupakan sasaran bagi semua sistem mutu. Hal ini mengenai jaminan bahwa masyarakat memiliki pelatihan dan keterampilan yang disyaratkan untuk melakukan perbaikan dan menjamin bahwa terdapat sebuah pendekatan organisasi yang luas bagi perbaikan kinerja. Sekolah dan pengembangan pendidikan yang lainnya perlu menjadi perhatian dalam perbaikan yang berkelanjutan seperti layaknya organisasi yang lain. Satu di antara faktor kunci adalah pentingnya pengembangan dan pelatihan staff dan perlunya menjamin terdapat pendekatan yang sistematis terhadap pengembangan staff dan sebuah investasi yang memadai dalam pelatihan mereka.
7. Pendekatan faktual pembuatan keputusan- Ini mensyaratkan bahwa keputusan telah dibuat berdasarkan pada data dan informasi. Itu berarti menjamin bahwa data memang tersedia dan keputusan diinformasikan oleh informasi yang telah tersedia. Data mengenai siswa dan kinerja mereka dan sejumlah hal seperti tambahan nilai yang diberikan kepada mereka melalui proses pendidikan jelas sangat penting untuk pembuatan keputusan yang baik dalam pendidikan.
8. Hubungan penyuplai yang menguntungkan bersama- organisasi apapun berada dalam sebuah hubungan kemitraan bersama yang menguntungkan dengan penyuplainya yang dapat memberikan nilai bagi kedua belah fihak. Ini mengenai komunikasi yang jelas dan terbuka, penanganan proyek bersama dan keahlian penyelidikan pendapat umum. Pentingnya hubungan penyuplai bagi pengembangan pendidikan adalah jelas. Sekolah yang senior memiliki hubungan dalam sistem persekolahan. Hubungan dengan grup komunitas juga diperlukan untuk dipertimbangkan dalam topik ini.

APAKAH ISO9000 MENJAMIN MUTU?

ISO9000 hanya menyusun standar untuk sistem mutu. Ia tidak menyususun standar apa yang harus dicapai oleh sebuah lembaga atau peserta didiknya. Para staff lembaga tersebut bersama pelanggannya dan mereka yang layak adalah merupakan para penilai standar pengajaran dan pembelajaran. Apa yang dapat dilakukan ISO9000 adalah menjamin bahwa terdapatnya sistem dalam menempatkan standar-standar tersebut sekali hal-hal tersebut diputuskan.

            ISO9000 tidak dapat menjamin konsistensi standar di antara lembaga. Ini merupakan sebuah pertimbangan yang sangat penting, karena begitu banyak perhatian diberikan di Inggris dan sistem pendidikan lain terhadap pertanyaan tentang konsistensi standar di antara lembaga.

PENANAM MODAL DALAM MASYARAKAT INGGRIS

Investors in People (IIP)- Penanam modal dalam Masyarakat- telah diluncurkan pada bulan Oktober 1991 dan telah direvisi secara substansial dalam beberapa tahun belakangan. Berbeda dengan seri ISO9000 yang sesungguhnya sebuah standar untuk pengembangan sumberdaya manusia dan pelatihan, dan hanya memiliki sebuah elemen dalam sebuah program TQM. Hal tersebut merupakan faktor lain yang menjauhkan yakni dalam sebuah standar UK (Inggris) yang tanpa persamaan Internasional dan ketiadaan pengakuan Internasional mungkin dapat mengurangi minat beberapa organisasi mengikutinya.

            Penanam modal dalam masyarakat Inggris adalah berdasarkan pada pengalaman kesuksesan orrganisasi di Inggris yang memiliki pengakuan bahwa sebuah keterampilan dan kekuatan kerja yang termotivasi adalah sebuah hal yang sangat krusial terhadap sukses mereka. IIP menyediakan sebuah metodologi untuk pembangunan staff dengan cara membantu dalam hal pencapaian tujuan organisasi.  Hal-hal yang prinsip yang harus terpenuhi bagi sebuah organisasi untuk menjadi  investor dalam masyarakat Inggris adalah:

1. Komitmen- sebuah investor dalam masyarakat Inggris komitmen penuh terhadap pengembangan masyarakatnya agar mencapai sasaran dan tujuannya.
2. Perencanaan- sebuah investor dalam masyarakat Inggris harus memiliki sasaran dan tujuan yang jelas dan apa yang dibutuhkan masyarakatnya dalam mencapai sasaran dan tujuan tersebut.
3. Tindakan- sebuah investor dalam masyarakat mengembangkan masyarakatnya secara efektif dalam hal membuktikkan kinerjanya.
4. Evaluasi- sebuah investor dalam masyarakat harus memahami dampak yang timbul dari investasinya dalam masyarakat akan kinerjanya.

Seperti standar mutu yang lainnya, bukti sangat dituntut oleh audit luar yang menangani pengauditan. Sebuah kondisi yang fleksibel dan audit yang minimalis dalam hal pelaporan dibandingkan dengan penanganan ISO9000. Para audit mengumpulkan bukti mereka secara mendalam dalam melakukan diskusi dengan anggota staff. Lembaga perlu mendemonstrasikan spirit IIP nya, dan bukan hanya dalam bentuk keberadaan sebuah sistem formal untuk penjaminannya.

Penanam modal dalam masyarakat Inggris telah mengembangkan investasi untuk bisnis, tetapi hal tersebut juga dapat diadaptasikan terhadapa dunia pendidikan. Sejumlah sekolah, akademi dan universitas, telah melihat kemungkinanannya terhadap prakarsa pengembangan mutu mereka.

Proses merupakan sebuah seruan terhadap banyak lembaga pendidikan yang siap memiliki proses pengembangan yang baik terhadap perbaruan pengembangan staff.

Seperti ISO9000, penanam modal dalam masyarakat Inggris tidak menjamin mutu. bagaimanapun, hal itu dapat menjadi hal penanda terpenting bahwa sebuah lembaga dalam rangka mengembangkan sebuah proses manajemen sistematik untuk membuktikkan efektivitas sumber yang paling berharga- yakni para staffnya.

PENGHARGAAN DEMING (JEPANG)

Penghargaan Deming adalah penghargaan Nasional Jepang untuk mutu dan tidak tersedia secara internasional. Himpunan ilmuan dan ahli mesin Jepang telah mendirikannya pada tahun 1950 dalam mengenang sumbangan W. Edward Deming terhadap Jepang untuk pengawasan mutu terpadu.

            Memenangkan Penghargaan Deming untuk penguasaan pengawasan mutu terpadu merupakan sebuah obsesi bagi banyak pemilik nama besar bisnis di Jepang.

            Terdapat sejumlah kategori penghargaan. Penghargaan diberikan kepada sebuah perusahaan besar, sebuah divisi, sebuah perusahaan dan untuk perusahaan skala kecil dan menengah. Ada juga penghargaan Deming untuk individu yang telah menghasilkan sebuah sumbangan yang terkenal terhadap teori statistik. Sebagai tambahan, ada juga medali pengawasan mutu Jepang yang didirikan pada tahun 1969, yang mana perusahaan dapat berkompetisi lima tahun sekali setelah memenangkan penghargaan Deming. Agar masuk daftar dalam sebuah penghargaan manajemen top sebuah perusahaan harus mengajukan permohonan. Para pakar dari luar kemudian melakukan sebuah audit mutu yang teliti untuk membatasi pemenang. Banyak pemilik nama perusahaan dari industri Jepang memenangkannya, termasuk di antaranya Toshiba, Toyota dan Komatsu.

            Yang menarik, ketika kriteria penghargaan banyak sekali, panitia tidak menuntut pemohon untuk menyesuaikan dengan sebuah model mutu. Yang diharapkan kepada pemohon adalah agar mereka memahami keadaan mereka sendiri, membangun tema dan sasaran mereka sendiri dan menyusun tujuan perubahan dan perbaikan mereka sendiri. Proses dan hasil yang telah dilakukan kemudian di periksa oleh para penguji, sebagai sebuah prospek kedepan organisasi. Para penguji mengevaluasi apakah proses pemohon sepadan dengan siituasi mereka.

PENGHARGAAN MUTU NASIONAL MALCOLM BALDRIGE (AMERIKA SERIKAT)

Penghargaan mutu nasional Malcolm Baldrige milik Amerika Serikat sama bergengsinya dengan penghargaan Deming di Jepang. Penghargaan tersebut dibentuk oleh Kongres Amerika Serikat pada tahun 1987 dan diberi nama- sebagai penghargaan- Sekretaris Negara ‘Malcolm Baldrige’ yang telah sangat serius menjadi penganjur manajemen mutu sebagai kunci kemakmuran nasional. Lembaga Nasional standar dan teknologi milik Departemen Perdagangan Amerika Serikat adalah yang mengelola penghargaan tersebut.

Penghargaan Malcolm Baldrige bukanlah standar seperti ISO9000. Ia merupakan sebuah kompetisi tahunan. Penghargaan didisain untuk mengetahui perusahaan-perusahaan Amerika yang memiliki keistimewaan dalam hal manajemen dan pencapaian mutu. Penghargaan diberikan setahun sekali dengan kategori; Manufaktur, pelayanan, dan bisnis kecil. Pada tahun 1999, penghargaan tambahan telah dikenalkan dalam bidang pendidikan dan perlindungan kesehatan. penghargaan tambahan tersebut berfokus pada:

1.        Hasil dan pelayanan,

2.      Keikutsertaan aneka perdagangan dan kelompok profesional,

3.       Pendekatan-pendekatan inovatif  terhadap mutu,

4.      Sumberdaya manusia dan fokus pelanggan,

5.      Pentingnya berbagi informasi.

Kriteria Malcolm Baldrige lebih baik dibanding filosofi mutu Deming. Di dalamnya sangat menekankan pada aspek non prosedural mutu seperti kepemimpinan, manajemen sumberdaya manusia termasuk karyawan yang bermoral dan berperilaku baik, dan kepuasaan pelanggan. Tidak seperti ISO9000, yang membicarakan apakah sebuah organisasi menuruti sistem mutu miliknya, penghargaan Malcolm Baldrige fokus pada perbaikan berkelamjutan dan hasil. Pemohon akan diuji dengan kriteria yang diperbaharui secara teratur. Tujuh kategori susunan kriteria penghargaan adalah berikut ini:

1. Kepemimpinan- menguji bagaimana para eksekutif senior    mengawal organisasi dan bagaimana organisasi mengarahkan tanggungjawabnya kepada masyarakat umum dan mempraktekkan kewarganegaraan yang baik.
2. Perencanaan strategis-  menguji bagaimana sebuah organisasi menyusun arah strategi dan bagaimana ia membatasi rencana-kunci rencana tindakan.
3. Fokus pasar dan pelanggan- menguji bagaimana sebuah organisasi membatasi harapan dan tuntutan  pasar dan pelanggan.
4. Analisis dan informasi- menguji manajemen, penggunaan yang efektif, analisis data dan informasi untuk mendukung kunci proses organisasi dan sistem manajemen kinerja organisasi.
5. Fokus sumberdaya manusia- menguji bagaimana sebuah organisasi memungkinkan sistem kerjanya untuk mengembangkan potensi penuhnya, dan bagaimana kekuatan kerja bersinergi dengan tujuan organisasi.
6. Manajemen proses- menguji aspek bagaimana kunci produksi/pengantaran dan dukungan proses didisain, dikelola dan diperbaiki.
7. Hasil bisnis- menguji kinerja organisasi dan perbaikan dalam kunci wilayah bisnisnya yang meliputi: kepuasan pelanggan, kinerja penempatan pasar dan keuangan, sumberdaya manusia, kinerja para rekanan dan penyuplai, dan kinerja organisasi. Kategori juga menguji bagaimana penampilan relatif organisasi terhadap pesaingnya.

PENGHARGAAN MUTU EROPA

Presiden dari pimpinan 14 perusahaan Eropa pada tahun 1988 meluncurkan European Foundation for Quality Management (EFQM)- Yayasan Eropa untuk manajemen mutu-, yang hingga kini keanggotaannya mencapai hingga 170 perusahaan, yang bertujuan untuk merangsang dan membantu perusahaa-perusahaan Eropa dalam mengembangkan mutu terpadu mereka. Penghargaan mutu Eropa diluncurkan saat berlangsungnya pertemuan EFQM tahun 1991 di Paris. Tujuan EFQM dan penghargaan mutu Eropa adalah penggerak khusus untuk memajukan pengembangan TQM.

            Tujuan penghargaan adalah untuk mengetahui organisasi yang membayar perhatian secara khusus terhadap mutu terpadu, dan untuk mendorong perusahaan lain untuk mengikuti perusahaan model. Penghargaan mutu Eropa bukanlah sebuah standar tetapi penghargaan kompetisi seperti penghargaan Deming di Jepang dan penghargaan Malcolm Baldrige di Amerika Serikat. Ia merupakan penghargaan tahunan tunggal yang dipersembahkan untuk eksponen TQM yang paling sukses di Eropa Barat dan sebagai tambahan, bahwa terdapat sejumlah penghargaan-penghargaan mutu Eropa bagi perusahaan-perusahaan yang telah mendemonstrasikan kelebihan mereka dalam manajemen mutu mereka. Kriteria untuk penghargaan khusus untuk daratan Eropa dan didisain sebagai model istimewa bagi perusahaan tanpa memperhatikan ukuran dan jenis bisnis. Fokus dari penghargaan mutu Eropa adalah ‘Apakah anda mencoba melakukan hal-hal yang tepat?’ Ia menempatkan penekanan yang lebih dibandingkan penghargaan Malcolm Baldrige dalam hal dampak organisasi dalam masyarakat, peralatan sumber dan dalam hasil bisnis.

            Sebuah organisasi yang sengaja ingin memperoleh penghargaan akan diuji pada hasil produk dan pencapaian kinerja perbaikan di bawah topik berikut:

1. Kepuasan pelanggan
2. Kepuasan karyawan
3. Kinerja bisnis
4. Dampaknya dalam masyarakat.

Terdapat delapan kriteria khusus dan nilai-nilai relatifnya di dalam seluruh penghargaan yaitu:

1. Kepuasan pelanggan- pandangan terhadap pelanggan eksternal, langsung maupun tak langsung, pelayanan dan produk perusahaan (20%).
2. Masyarakat- Manajemen masyarakat perusahaan dan perasaan masyarakat tentang perusahaan (18%).
3. Hasil bisnis- pencapaian perusahaan dalam hubungannya dengan perencanaan kinerja bisnis (15%).
4. Proses- manajemen semua kegiatan tambahan di dalam perusahaan (14%).
5. Kepemimpinan- perilaku semua manajer dan mentrasnformasikan perusahaan ke arah mutu terpadu (10%).
6. Sumber-sumber- Manajemen, perlengkapan,  dan pemeliharaan keuangan, informasi dan sumber-sumber teknologi (9%).
7. Kebijakan dan strategi- visi perusahaan, nilai dan arahan dan cara yang dapat mencapainya (8%).
8. Dampak dalam masyarakat- pandangan komunitas luas perusahaan. Pandangan-pandangan pendekatan perusahaan terhadap mutu kehidupan, terhadap lingkungan dan terhadap kebutuhan bagi pemeliharaan sumber-sumber umum kesemuanya termasuk hal-hal yang dinilai (6%).

Sebagai penghargaan yang relatif baru adalah masih terlalu dini untuk menilai dampaknya, tetapi perhatian khusus untuk menyediakan sebuah  penghargaan dalam Uni Eropa dapat disejajarkan dengan penghargaan Deming di Jepang dan penghargaan Malcolm Baldrige di Amerika Serikat. Permasalahan yang dihadapi penghargaan mutu Eropa dan yang lainnya adalah hanya terdapat satu pemenang tahunan saja, yang sepertinya bahwa dampaknya akan dibatasi terhadap perusahaan-perusahaan besar. Tujuan penghargaan secara jelas adalah untuk mendorong peniruan pameran istimewa oleh pemenang penghargaan. Kompetisi mutu Eropa dapat dimasuki oleh lembaga pendidikan yang mana pendidikan dan perlengkapan pelatihan tersebut memiliki sebuah aspek Eropa yang signifikan.

~Palembang, 25 Mei 2012~